Diagnostic SI d'une PME : faut-il passer à un ERP ?
Une PME rochelaise de 45 salariés perd des ventes, des clients et du temps à cause d'outils qui ne se parlent pas. Recommandation : un ERP intégré, déployé en 4 phases sur 18 mois, précédé de gains rapides dès le premier mois, pour un budget estimé à 31 000 € (plafond fixé : 40 000 €).
01 · CadrageLa demande et le périmètre
Atlantique Nautic Services (ANS), La Rochelle, 45 salariés, 6,2 M€ de chiffre d'affaires. Trois activités : vente d'accessoires nautiques (boutique et site web), entretien et hivernage de bateaux (atelier), location de petits bateaux l'été.
La demande de la gérante : « Dois-je passer à un ERP, et par où commencer ? » Contrainte : 40 000 € maximum sur 18 mois.
| Élément de cadrage | Contenu |
|---|---|
| Objectif | Identifier les causes SI des dysfonctionnements et recommander un scénario chiffré et priorisé. |
| Périmètre | Vente boutique et web, prestations atelier, stock et approvisionnement, comptabilité, relation client. Hors périmètre : paie, location saisonnière. |
| Parties prenantes | Claire (gérante, commanditaire), Marc (atelier, 18 pers.), Sophie (boutique, 12), Karim (logistique, 6), Nadia (comptabilité, 5), Julien (site web, 3), Thomas (référent informatique à mi-temps). |
| Livrables | Synthèse des entretiens, cartographie applicative, 3 processus BPMN, matrice des irritants, scénarios comparés, feuille de route et budget. |
Démarche en 5 étapes
02 · EntretiensCe que disent les équipes
Les 6 entretiens, simulés à partir du scénario, convergent : chaque service compense par des ressaisies manuelles l'absence de lien entre ses outils.
« On vend en boutique un article déjà vendu sur le site le matin même. »
Sophie · Boutique« Un devis d'hivernage prend 3 jours, le client appelle ailleurs entre-temps. »
Marc · Atelier« Je ressaisis chaque facture atelier dans Sage, environ 2 jours par mois. »
Nadia · Comptabilité« Je ne sais jamais quel fichier de stock est le bon. »
Karim · Logistique« Je n'ai aucune vue sur ce qu'un client achète en boutique. »
Julien · Site web« Je découvre la marge du mois quand l'expert-comptable me l'envoie, le 20 du mois suivant. »
Claire · Direction03 · Cartographie applicative8 outils, aucun flux automatisé
Toutes les données circulent à la main : 4 ressaisies et 1 envoi par email relient des outils qui ne communiquent pas. Le fichier de stock Excel est le point névralgique : la caisse, le site et la logistique en dépendent.
Lecture : chaque flèche rouge est une ressaisie faite par un salarié. Aucune donnée n'est partagée automatiquement entre deux outils.
04 · Processus actuels (BPMN)Où le temps et les ventes se perdent
Trois processus clés, modélisés tels qu'ils fonctionnent aujourd'hui. Les pastilles rouges renvoient aux irritants de la matrice (section 05).
Le devis, rédigé à la main à partir de tarifs dispersés, prend environ 3 jours : c'est là que des clients sont perdus. Après l'intervention, la facture est saisie deux fois.
Le site ne connaît le stock réel qu'une fois par jour : entre-temps, un article vendu en boutique reste en vente en ligne, puis la commande est annulée.
Les ruptures sont repérées à l'œil dans un fichier dont plusieurs versions circulent, sans seuil d'alerte. Le site n'est mis à jour qu'en fin de journée.
05 · Matrice des irritants8 irritants, une cause commune
Chaque irritant remonte à la même cause : il n'existe pas de source unique de données pour le stock, les clients et la facturation. Trois irritants peuvent être traités en quelques semaines ; quatre demandent un outil intégré.
| N° | Irritant | Service | Impact | Cause SI |
|---|---|---|---|---|
| I1 | Article vendu deux fois (boutique et site) | Boutique, web | Élevé | Caisse et site non reliés, stock du site mis à jour le soir |
| I2 | Devis atelier en 3 jours, clients perdus | Atelier | Élevé | Devis Excel et Word, tarifs et pièces dispersés |
| I3 | Ressaisie des factures, 2 jours par mois | Comptabilité | Moyen | Aucun flux entre facturation et comptabilité |
| I4 | Plusieurs versions du fichier de stock | Logistique | Élevé | Excel partagé sans source de référence |
| I5 | Aucune vue client unique | Web, boutique | Moyen | Pas de CRM, données clients dispersées |
| I6 | Marge du mois connue le 20 du mois suivant | Direction | Élevé | Comptabilité externalisée, aucun outil de pilotage |
| I7 | Doubles réservations des postes atelier | Atelier | Moyen | Tableau blanc et agenda non partagé |
| I8 | Fichiers clients sur clé USB, Gmail personnels | Tous | Élevé (RGPD) | Aucune règle d'usage, comptes personnels |
Priorisation : impact × effort
Les gains rapides (I4, I7, I8) se traitent sans ERP, dès le premier mois. Les projets structurants (I1, I2, I3, I6) justifient un outil intégré. I4 reçoit une solution provisoire en phase 0, puis définitive avec l'ERP.
06 · ScénariosTrois options comparées
Seul l'ERP intégré traite les 8 irritants tout en restant sous le plafond de 40 000 €. Les coûts sont des estimations sur 18 mois, à confirmer par des devis.
| Critère | 1. Optimiser l'existant | 2. ERP intégré (ex. Odoo) | 3. Outils spécialisés connectés |
|---|---|---|---|
| Principe | Relier caisse et site, fichier de stock unique, modèles de devis | Un seul outil : caisse, stock, achats, atelier, facturation, CRM | Logiciel de caisse, logiciel atelier et CRM, reliés par des connecteurs |
| Coût estimé | ≈ 14 000 € | ≈ 31 000 € | ≈ 48 000 € (au-delà du plafond) |
| Délai | 3 mois | 18 mois, par phases | 12 à 15 mois |
| Irritants traités | 4 sur 8, partiellement | 8 sur 8 | 7 sur 8 |
| Risque | Faible, mais les causes restent | Moyen : conduite du changement | Élevé : connecteurs multiples à maintenir |
| Verdict | Utile comme étape transitoire | Recommandé | Écarté : coût et complexité |
Recommandation : déployer un ERP intégré par étapes, en commençant par le stock et la caisse, sources des irritants les plus coûteux. Les mesures du scénario 1 qui ne dépendent pas de l'ERP (messagerie professionnelle, planning partagé, fichier de stock unique) sont lancées immédiatement en phase 0.
07 · Feuille de route18 mois, 4 phases, un point de décision
Les gains rapides arrivent dès le premier mois. Une décision de poursuite (go / no-go) est prise à la fin de la phase 1, avant d'engager le module atelier.
La bascule de la caisse est prévue hors saison, avec deux semaines de fonctionnement en parallèle de l'ancien système.
08 · Budget, risques, indicateurs≈ 31 000 € sur 18 mois
Le budget estimé laisse environ 9 000 € de marge sous le plafond. Toutes les lignes reposent sur des hypothèses à confirmer par des devis.
| Poste | Hypothèse | Montant HT |
|---|---|---|
| Abonnements ERP | 15 utilisateurs × 30 €/mois × 18 mois | 8 100 € |
| Paramétrage, connecteur web, reprise des données | 18 jours d'intégrateur × 650 € | 11 700 € |
| Formation des utilisateurs | 6 jours × 650 € | 3 900 € |
| Matériel | 2 terminaux de caisse, 2 tablettes pour l'atelier | 2 500 € |
| Messagerie professionnelle | 20 comptes × 6 €/mois × 18 mois | 2 200 € |
| Réserve pour imprévus | 10 % du sous-total de 28 400 € | 2 840 € |
| Total | Plafond fixé par la direction : 40 000 € | ≈ 31 240 € |
Risques principaux
| Risque | Mesure de réduction |
|---|---|
| Résistance au changement à l'atelier | Associer Marc dès le choix de l'outil, nommer un référent atelier, former sur tablette au poste de travail. |
| Données de stock de mauvaise qualité | Fichier de stock unique dès la phase 0, inventaire complet avant la bascule. |
| Dépassement du budget | Paiement par lots, réserve de 10 %, décision go / no-go à la fin de la phase 1. |
| Dépendance à l'intégrateur | Cahier des charges écrit, documentation exigée, Thomas formé comme référent interne. |
| Interruption des ventes pendant la bascule | Bascule hors saison, deux semaines en parallèle de l'ancien système. |
Indicateurs de réussite
| Indicateur | Aujourd'hui | Objectif à 18 mois |
|---|---|---|
| Délai d'envoi d'un devis atelier | ≈ 3 jours | 24 heures |
| Temps de ressaisie comptable | ≈ 2 jours par mois | 0 (export automatique) |
| Commandes annulées pour rupture | Fréquentes, non mesurées | Mesurées dès la phase 0, puis 0 |
| Disponibilité de la marge mensuelle | Le 20 du mois suivant | Le 5 du mois suivant |
| Fichiers clients sur supports amovibles | Oui | Aucun |